Ett etikforum för att ta fram etiska handlingsregler.

ETIKFORUM

för att hjälpa chefer och medarbetare att skapa etiska handlingsregler i den dagliga verksamheten.

Vårt angreppsätt

Förutsättningar för framgång – effektivt resursutnyttjande, nöjda kunder eller andra intressenter, samt chefer och medarbetare som känner arbetstillfredsställelse – är inget som skapas i toppen av organisationen. Sådant skapas istället genom ett kontinuerligt samtal mellan ledning, chefer och medarbetare på alla nivåer om vilka värden som ska styra verksamheten och hur de ska tillämpas i praktiken. Därför behövs en dialog om de praktiska konsekvenserna av det synsätt som värdegrunden innehåller. ”Vilken slags företagskultur vill vi ha?” Tanken är att slutsatserna av hur det vardagliga arbetet bör bedrivas, ska dras så nära verksamheten som möjligt. Arbetet med att formulera konkreta handlingsregler ska ske ute på avdelningar och enheter inom företaget.

Vad är ETIKFORUM?

Proetica har utvecklat ett särskilt verktyg – ETIKFORUM – för att hjälpa chefer och medarbetare att skapa etiska handlingsregler i den dagliga verksamheten. ETIKFORUM kan också användas i företag och organisationer där man vill göra det möjligt för chefer och medarbetare att på ett praktiskt och vardagsnära sätt kommunicera och tillämpa en värdegrund på lokalplanet. Men verktyget kan även användas för att bearbeta resultatet från våra medarbetarundersökningar och DIAFLEX-studier.

ETIKFORUM är utformat som en handbok. Den är självinstruerande och arbetet kan ledas av den lokala chefen eller arbetsledaren tillsammans med medarbetarna. Arbetet är avsett att bedrivas i mindre grupper med 7-8 deltagare som samlas tre till fem gånger under en arbetstermin, förslagsvis i samband med arbetsplatsträffar o.dyl. Handboken har en grundstruktur och en lättare anpassning kan göras för varje företag eller organisation som använder verktyget. Om man önskar förbilliga kan kunden själv trycka upp och distribuera handboken. Vi skickar då bara över en anpasad pdf-fil.

Genom att använda ETIKFORUM kan chefer och medarbetare få nya insikter och erfarenheter samt förbättra kommunikationen i alla led (horisontellt mellan medarbetarna och vertikalt mellan medarbetare och chefen/arbetsledaren). Arbetet utmynnar i att man formulerar lokala policys/handlingsplaner, regler, för hur ett visst arbetslag ska fungera internt och externt, hur samspelet mellan medarbetare och kollegor bör vara beskaffat och hur bemötande av kollegor, underleverantörer, kunder, uppdragsgivare etc. ska vara.

Samtliga arbetsgrupp lämnar i slutet en rapport (formulär också finns i handboken) vilken går till företagsledningen som i sin tur kan utarbeta t.ex. normer och strategiska planer och dra upp riktlinjer för utveckling av verksamhet och organisation. Detta arbete kan och bör utföras integrerat med det ordinarie kvalitetsarbetet.

Följande tankar utgör bakgrund till ETIKFORUM

Det är viktigt att få igång ett bra samtal om vilka värderingar som faktiskt råder på arbetsplatsen och vilka som bör råda
Alla medarbetare och chefer sitter inne med insikter och erfarenheter som kan bidra till att etik- och värdefrågorna får en djupare belysning
Allas medverkan i ETIKFORUM är en förutsättning för att göra värdegrunden till en verklig inspirationskälla och vägledning

Om arbetsformen

Arbetet bedrivas som en studiecirkel. Det innebär att man arbetar självständigt i gruppen. Alla måste därför ta ansvar för att arbetet flyter på och sker i en konstruktiv anda. Till hjälp finns anvisningar i handboken som lotsar deltagarna igenom de olika momenten.

Ett antal träffar

Grupperna träffas vid ﬂera tillfällen. Varje träff kan ta omkring 2,5 timme. Blir samtalen intensiva, kan det ta lite mer tid, varför det kan vara en god idé att sätta av 3 timmar.

Hemläxor

Mellan träffarna förväntas deltagarna göra en enkel ”hemläxa”. Avsikten är att man ska få chansen att reflektera i lugn och ro över vardagsnära frågor, så att var och en kan komma väl förberedd till träffarna.

Slutrapport

Arbetet avslutas med en enkel rapport som beskriver gruppens viktigaste slutsatser. Samtliga gruppers rapporter kommer att sammanställas till en gemensam slutrapport, som blir tillgänglig för alla.

Detta syftar ETIKFORUM till

Alla anställda – chefer och medarbetare – ska få en möjlighet att sätta sig in i och ta ställning till den aktuella värdegrunden
En lokal analys av styrkor, svagheter och utvecklingsbehov i ljuset av värdegrunden
Handlingsplaner som beskriver hur värdegrunden ska omsättas i praktiken på alla nivåer inom företaget eller organisationen
Möjligheter att följa upp hur värdegrunden kan tillämpas i konkret handling
Ge ledningen ett underlag för fortsatt utveckling och kvalitetsförbättring av verksamheten
Ökad kunskap om etikens och värderingars betydelse i arbetet
Förhöjd etisk medvetenhet hos alla anställda

Om att samtala

Vi för många olika samtal, i många olika former. En del lyckade och andra mindre lyckade. Här kommer några tips som kan hjälpa dig att inte gå i de vanligaste fällorna.

Lyssna med empati

Dialogens kärna är enkel, men genuin: förmåga att lyssna. Ett bra samtal kännetecknas av att vi verkligen lyssnar.

Respektera varandra

Ett bra samtal förutsätter att varje deltagare bidrar utifrån sina unika förutsättningar. Det är dessa olika förutsättningar och uppfattningar som skapar mångfald och komplexitet, dvs. just det som är nödvändigt för att samtalet ska bli nyskapande. Alla har en plats i samtalet!

Avvakta med att värdera

Som lyssnare står du inför ett viktigt val när någon talar. Du kan försvara din ståndpunkt och göra motstånd mot den andres budskap. Du kan också välja att avvakta med din egen uppfattning och de argument som du har till stöd för den. Att avvakta ger dig chansen att se ting med nya ögon.

Var öppen

Ett bra samtal kännetecknas av att man är öppen mot varandra. Du måste inse att det du har att säga är viktigt. Men du måste också hjälpa andra att göra sin röst hörd.

Vad är en dialog?

I styrnings- och ledningssammanhang brukar man tala om dialog som ett ”förhållningssätt” vilket ska bidra till utforskande och till konstruktiva möten mellan människor. I en skrift utgiven av Kommunförbundet beskrivs behovet av dialog vid förändringsarbete:

Visioner finns sammanfattade. Den ekonomiska utvecklingen ska äntligen styras upp. Verksamheten ska fokusera på nya mål. Ändå händer det så lite. Varför får politiker och tjänstemän inte som de vill? Varför är det så svårt att förmedla visioner och konkreta förslag till nya arbetssätt? Kort sagt: Varför blir det så sällan som man har tänkt sig?

Allt fler börjar prata om brist på äkta dialog och att förändring måste bygga på verkliga möten mellan människor, som blir respekterade och lyssnade på. Det är först i det konstruktiva samtalet som de nya visionerna kan landa. Det är när alla kommer till tals som man kan hitta de praktiska vägarna för att genomföra målen.

Dialogen är med andra ord ett villkor för allt verkligt förändringsarbete. Men det är sällan man preciserar vad som kännetecknar en sann dialog.

Ordet dialog kommer från grekiskans dialogos (διάλογος) och bokstavligen betyder ’genom ord’. Ordet ’logos’ betyder även förnuft och den ursprungliga sokratiska dialogen, som vi känner genom Platons skrifter, innebar systematiska och argumenterande samtal, där två kontrahenter gemensamt försöker komma fram till och enas om en slutsats.

I vår tid har filosofen Martin Buber utvecklat begreppet i sin skrift Dialogens väsen. Enligt honom innebär äkta dialog ett förutsättningslöst samtal mellan två personer. Dialogen är ett möte mellan jaget och den andre. I det mötet kan nya insikter uppstå.

I organisationer och företag pressade av produktionskrav och effektivitetsjakt finns kanske inte utrymme för den förutsättningslösa, sökande dialogen. På 1980-talet lanserades därför mer strukturerade former av dialog, t.ex. den s.k. demokratiska dialogmetoden. Genom att följa vissa bestämda samtalsregler kommer dialogdeltagarna att generera ny kunskap och nya insikter på ett sätt som bidrar till utveckling och förändringen. I sammanfattning innebär reglerna följande.

gruppmedlemmarna ska diskutera, inte informera varandra
alla ska lyssna till alla
var och en ska ha tillgång till diskussionen
var och en ska kunna ta initiativ till diskussionen
alla ska ta sådana initiativ
alla ska behandlas lika när det gäller att komma till tals
vars och ens kompetens är i utgångspunkten lika viktig
det måste vara möjligt för alla att förstå vad diskussionen gäller
diskussionen ska vara öppen
inga argument eller åsikter ska anses sakna legitimitet innan de prövats i diskussionen.

I en dialog följer samtalet alltså vissa regler som ska säkerställa att man på ett bättre sätt uppnår vissa gemensamt definierade mål. Ju tydligare reglerna är och följs, desto bättre förutsättningarna för ett bra resultat. Däremot är det inte en gång för alla givet vilka regler det handlar om. Reglerna kan variera, men dialogen förutsätter att alla som deltar förstår och accepterar dem. I en dialog, som har ett syfte, behöver också att deltagarna vara överens om dialogens ramar, vad som är meningsfullt att diskutera.

Det finns en spänning mellan ett dialogiskt förhållningssätt, som förutsätter decentraliserad utveckling av t.ex. lokala handlingsregler å ena sidan, och en mer centraliserad ledningsambition å den andra. Att finna den rätta balansen mellan centrala direktiv och lokala initiativ och handlingar är en utmaning. Detta är också förutsatt i den metodik som vi i Proetica utvecklat för effektivt arbete med värdegrunden.

UPP